档案数字化加工服务解决方案 - 档案数字化加工服务解决方案

l 加工内容

对馆藏档案进行整理、除尘、录入、清点接收、数据核对、扫描、图像处理、质检、装订、消毒、备份等信息化服务建设。

l 交付成果

1. 包含档案卷号及图像清单文件（EXCEL格式）的统计光盘。

2. 完成档案扫描图像文件及与所属文件级目录挂接。

3. 档案著录数据。

4. 成品数据光盘(采用<中华人民共和国档案行业标准DA/T38-2008>规定的由采购人认可的档案级光盘)3套及光盘检索调阅程序（DVD光盘自运行并每幅图像文件加盖水印防伪标记）。光盘封面标示盘号和所包含图像的案卷范围信息。

5. 成品数据硬盘一套。

6. 入库的所有实体档案，在数量上与出库档案核对数量无误，且档案经过除尘后无灰尘、无毛边、干净整洁。

7. 入库的所有实体档案，经过消毒灭菌处理后，无细菌、虫卵和霉变等情况。

l 加工流程图

l 加工流程要求

1. 调档交接

对需要进行数字化加工的档案及资料进行调档，并与甲方指定的专人一起做好档案及资料的清点交接工作，并做好移交记录。

2. 档案除尘

由于档案存放年代久远，档案灰尘较大，需对档案盒和以卷（件）为单位进行除尘工作，去除档案盒和案卷（件盒）上会附着灰尘、毛边、碎屑等情况。

3. 目录数据准备

按照《档案著录规则》(DA/T18)等有关要求，规范档案中的目录内容，包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求等，并要求将目录全部重新摘录出来。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等，应进行相应处理，并注明具体原因和处理方法。

4. 拆除装订

在不去除装订物而影响扫描工作的情况下，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。

5. 区分扫描件和非扫描件

按要求把同一案卷（卷、件）中的扫描件和非扫描件区分开，不扫描的档案应与扫描档案一同著录案卷目录和卷内文件目录，并做出相应标识，保持在档案中的原有位置，同扫描档案一同编号、排序。

6. 页面修整

对折皱不平影响扫描质量的原件先进行相应处理（压平或熨平等），确保较薄纸张（如信纸、便笺纸）、破损纸张、底灰较深（如草浆纸、油印纸）、字迹较浅（如铅笔字迹）等纸张质地状况较差的档案扫描图像清晰。

7. 扫描前处理登记

制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案处理后每份文件的起始页号和页数等情况。

8. 档案扫描

为保护档案原件，一般情况下应使用平板扫描仪扫描，对于现代档案纸张质量较好适合高速扫描的。且扫描一般采用彩色模式（因原件色彩需要混扫除外）进行，对资料等成册材料不宜拆卷的，必须使用不拆卷扫描仪扫描。

（1)彩色扫描

软件自动记录扫描的色彩模式和任务分配，保证扫描的质量和效率。

（2)扫描影像的顺序与计算机的著录顺序一致，与纸质档案的案卷和文件的顺序排列一致，不可颠倒；不能有漏扫和重页，保证电子影像的完整齐全。

（3)扫描后的影像文件要保持字迹清晰、不失真、不留文字版面外的暗影、无干扰信息，左右对比度适中，有利于排版、建库处理。

（4)扫描后的影像文件页面要端正，无扭曲。

（5)扫描后的影像存储格式：

单页文件根据对应的档号建立对扫描的影像文件进行命名，多页文件用对应的档号建立相应的文件夹，按页码顺序对影像文件命名。纸质档案扫描影像文件存储格式为JPEG格式影像文件，75%压缩比，该存储格式为过渡格式，用于后期制作PDF格式文件；照片档案及特殊档案扫描存储格式为JPEG图像文件，不压缩。扫描后的电子文件需要提供硬盘储存和光盘储存做备份之用。

9. 图像处理

需针对电子图像数据，使用图像处理软件对扫描生成的电子图像做批量/手动的旋转、纠斜、剪边、拆分、合并、去躁等处理，还具有局部加粗、减淡、套红、弯曲校正，不同图像格式文件的转换和多页TIFF的合并，文字及影像的反转等功能。保证电子图像居中、清晰、端正。此外，图像处理软件具有以下的功能：

（1)纠偏

对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，图像偏度不得大于2度。

（2)去污

对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等要进行去污处理。处理过程中要遵循在不影响可见度的前提下展现档案原貌的原则。

（3)图像拼接

对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，要进行拼接处理，图像拼接后应与档案原件核实，图像拼接处信息要完整，不能缺少任何信息，确保拼接无误，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性，或选择用大幅面扫描仪进行扫描。

（4)裁边处理

采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除版面外多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。

（5)图像深浅不一时，采用平衡功能，调整图像深浅一致。

（6)图像数据质量检验

经过图像处理后的电子图像方能进行图像质检，一检和二检的比较。专机专岗专位专人，形成半成品。对扫描后电子目录和图像进行逐页质检校正、统计管理和生成返扫工作任务单。从而保证图像字迹清晰、原版原貌。

（7)图像数据质量自检

①对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。

②由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。

③发现文件或资料漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。

④发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

⑤图像自检时应确保图像质量情况完好率和图像文件的命名100%。

⑥认真填写相关表单，记录自检结果和处理意见。

（8)格式转换：随时对多种图像格式进行批量/转换，导入和导出。例如：将TIFF/JPEG格式图像文件转换成PDF格式。

10. 扫描校对

是对扫描后的图像进行质检的过程，以便保证扫描的质量。

11. 格式转换

单页JPEG格式影像文件直接转换为PDF格式文件；多页JPEG格式影像文件将其合成后转换为PDF格式文件；转换后的影像文件与纸质档案顺序一致。

12. 目录建库及著录

（1)目录建库应选择通用的数据格式，所选定的数据格式应能通过XML文档进行数据交换。

（2) 按照国家档案局《档案著录规则》(DA/T18-1999)目录数据著录标准与规范进行著录，建立档案目录数据库，并按照要求进行人工著录，并最终形成全引目录、案卷目录和卷内文件目录。

（3)条目录入：案卷级条目、文件级条目一般由进行录入、著录、修改。

（4)目录数据在图像外单独存储，数据能导出EXCEL格式进行保存。EXCEL格式用于目录打印。

（5)对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。录入的条目信息正确率要求100%。将档案进行最终的排序、校验，校验后对没有全宗目录、卷内目录、文件目录的档案进行目录的排版和打印（所有目录打印应留出装订线）。

13. 数据挂接

（1)扫描完成后制作成PDF格式的文件，需与目录数据进行一一对应后挂接到《系统》中。其中，扫描文件以卷（件）为单位进行存储，案卷目录要对应到文件所在的文件夹，卷内文件目录则对应到相应页数的PDF格式文件。

（2) 应有批量专用挂接工具，对目录对应的PDF格式文件挂接到《系统》中，挂接正确率为100%。

14. 质量保障与控制

Ø 质量自检

必须建立严格的质量检测体系，对加工的数据进行自检，自检达到甲方数据质量标准后，才能提交验收。

Ø 过程管理

在进行档案前处理、数字化加工制作的各个环节均应进行详细的登记，建立工作日志并及时整理、汇总、装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。完工验收时应提交工作日志、产品质量检验、验收记录等资料。

15. 数据验收

必须定期进行逐页检查，包括图像数据信息完整性检查、目录数据准确性检查、图像挂接准确性检查等。

甲方对加工的数据成品进行分期、分批的质量检查，并出具质量检查报告。

16. 数据备份

Ø 备份范围

需要将扫描的所有数据进行备份。

Ø 备份方式

扫描加工后的电子文件需要提供硬盘存储做备份之用。根据要求提供加工数据多种方式的备份，如在线备份、硬盘备份等。

（1)在线备份

将验收合格的完整数据及时导入专用服务器实行在线存储备份，保证档案的利用与安全。

（2)数据的硬盘备份

品数据采取移动硬盘一式两份进行备份，所备份数据要保持一致。

其硬盘备份标准按照国家档案局、省档案局的有关标准和规范执行。

（3)光盘备份

采用<中华人民共和国档案行业标准DA/T38-2008>规定的由采购人认可的档案级光盘)作为数据备份，光盘检索调阅程序（DVD光盘自运行并每幅图像文件加盖水印防伪标记）。光盘封面标示盘号和所包含图像的案卷范围信息。

17. 档案装订

档案扫描完成后，要进行细致认真的装订。具体装订要求如下：

（1)保持档案原貌对扫描后的档案进行装订。

（2)档案装订应按照档案原有的装订方向进行，不可更换装订的位置（如：改右装订为左装订）。

（3)对于装订时某些页面必须进行折叠的情况，应以尽可能地减少折痕数为原则，能不折叠就尽量不折叠。

（4)档案装订必须采用专业装订线进行装订，不可使用金属装订物，如原始档案中发现金属装订物，应予以剔除。

（5)档案装订应采用三孔装订，并保持每页档案原有的排列顺序不变，案卷不掉页、右边和底边整齐（16K纸张和A4纸张装订在一起的以左边和底边整齐）。

（6)档案装订应尽可能地按照原来的装订孔位进行穿线装订，尽量不要打新孔装订，力求保护原件。

（7)在数据验收合格后，应对需要归还的档案实体和资料进行自检，必须对档案实体和资料进行逐卷清点，按数量、状况、顺序等进行检查，要求档案原始材料100%不缺失。如发现丢失、损坏、圈划或涂改等应追究法律责任；顺序错误、卷间文件颠倒等情况，必须重新进行处理。

18. 档案消毒

为保证档案的健康和寿命，保护档案查阅人员的身体健康，避免档案携带细菌、霉菌、病毒，虫卵，需对档案在归还入库前进行消毒处理，由于档案量比较大，考虑到环保卫生和人的健康因素，档案消毒设备需采用高效率、无二次排放污染的节能型消毒产品。

19. 档案归还

归还实体档案时应提供扫描加工工作流程情况说明，并随同实体档案一起交接。同时应配合甲方指定的专人一起做好实体档案的清点交接工作，并做好移交记录。